Nedbemanning betyr en reduksjon av antall årsverk i virksomheten. For arbeidsgiver er det strenge krav for hvordan en slik prosess skal gjennomføres. Dette er hva du må ha oversikt over dersom din virksomhet planlegger å nedbemanne.

Bemerk at alle nedbemanningstilfeller er forskjellige. Denne guiden er ingen fasit, men omtaler de obligatoriske stegene i prosessen og feil som må unngås.

Hva er nedbemanning?

Nedbemanning innebærer at arbeidsgiver må si opp en eller flere ansatte av hensyn til virksomhetens videre drift.

Det kan være gode grunner til dette dersom bedriften går med et klart underskudd, eller det er fare for nedleggelse dersom ikke arbeidsstokken reduseres.

Det er også mulig å nedbemanne med begrunnelse om øke lønnsomheten i bedriften. Her vil det imidlertid stilles større krav til en interesseavveining mellom arbeidsgiverens og arbeidstakernes behov.

Uansett er det strenge regler for hvordan en nedbemanningsprosess skal utføres. Dersom arbeidsgiver ikke foretar grundige vurderinger før og under prosessen og følger formkravene til punkt og prikke, vil han stille dårlig dersom det blir rettslige ettervirkninger.

Virksomheten må videre vurdere hvem som skal sies opp, og kunne begrunne det. Begrunnelsen skal vise til virksomhetens behov og ikke arbeidstakers forhold. Man kan ikke bruke nedbemanning som et påskudd for å si opp arbeidstakere på bakgrunn av arbeidstakers forhold.

Krav til vurderingen før nedbemanning

En nedbemanning bør ikke komme som en overraskelse på arbeidstakerne. Arbeidsmiljøloven stiller krav om grundige vurderinger fra virksomhetens side i forkant, og at det kan fremlegges dokumentasjon på at dette har blitt gjort.

Hvor godt arbeid som legges ned her, vil være avgjørende for om det blir et rettslig etterspill og vurderingen av nedbemanningsprosessen.

Det er arbeidsmiljølovens §15-7 som omhandler nedbemanning. Ut fra denne er det tre momenter som spesielt må utredes:

• Virksomhetens situasjon
• Saksbehandlingen som ligger til grunn for beslutningen
• En interesseavveining mellom arbeidsgiveren og arbeidstakernes behov

Om virksomhetens situasjon

Det første som må avklares er om situasjonen som ligger til grunn for ønsket om nedbemanning er midlertidig eller varig. Ved et antatt forbigående behov vil det være naturlig at arbeidsgiver vurderer permitteringer som et alternativ.

Dernest kreves det at bedriften dokumenterer at de har sett på andre måter å kutte kostnader på enn oppsigelser av ansatte. Utgifter til transport, innkjøp eller bytte av leverandører bør med i regnestykket.

Virksomheten må og vurdere om det kan tilbys annet passende arbeid som alternativ til oppsigelse, i virksomheten og i konsernet om virksomheten er del av et konsern. Se arbeidsmiljøloven § 8-4 for særregler for konsert.

Saksbehandling ved nedbemanning

Med saksbehandling tenker vi på måten bedriften kommer fram til hvilke arbeidstakere som nedbemanningen kan bli aktuell for. Det er spesifikt snakk om utvalgskrets, dvs. hvilke deler av virksomheten som er relevant å nedbemanne. Det er videre snakk om utvalgskriterier, altså hvilke kriterier den enkelte arbeidstaker skal vurderes etter. Det er for eksempel vanlig at ansiennitet er et av flere utvalgskriterier, og kvalifikasjon er et annet vanlig utvalgskriterie.

Det er viktig at alle steiner er snudd, inkludert mulighetene for omplassering internt i virksomheten eller konsernet.

Dersom bedriften har et arbeidsmiljøutvalg, skal utvalget vurdere prosessen før oppsigelser sendes ut. Det skal uansett holdes et drøftelsesmøte med hver enkelt ansatt før ev. oppsigelse.

Interesseavveining

Arbeidstakere har sterkt stillingsvern i Norge. Ved nedbemanning begrunnet i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak skal det iht. arbeidsmiljøloven § 15-7 andre ledd;

” foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker.”

Dette innebærer altså at virksomhetens behov skal veies opp mot hver enkelt arbeidstaker, og at individuelle forhold hos den enkelte kan tale mot at oppsigelsen er usaklig. Et nærliggende eksempel kan her knytte seg til eldre arbeidstakere som på grunn av sin alder vil ha det vanskelig med å reetablere seg i nytt arbeid i ny virksomhet.

Hvem skal sies opp ved nedbemanning – utvelgelse

Utvelgelse er arbeidet med å peke ut personene som blir gjenstand for nedbemanningen.

Det er viktig å påpeke her at oppsigelser i nedbemanningssaker kan bli kjent ulovlige dersom det ikke dokumenteres at virksomheten har gjort en bred vurdering. Arbeidsgiver vil også stille bedre i ettertid dersom det kan vises til at tillitsvalgte har fått mulighet til å delta i prosessen.

I utgangspunktet skal hele virksomheten sees under ett. Dersom nedbemanning kun skal gjelde særskilte enheter; avdelinger eller filialer, må dette være særskilt begrunnet.

Videre må arbeidsgiver angi utvalgskriterier de legger til grunn for utvelgelsen før de velger ut de som skal sies opp. Disse må være saklige, og selvfølgelig ikke diskriminerende. De vanligste kriteriene er:

• ansiennitet
• kompetanse
• personlig egnethet
• alder
• sosiale forhold (helse, økonomiske forpliktelser)

Hvilke kriterier man velger å legge mest vekt på, kan være forskjellig fra yrkesgruppe til yrkesgrupper. Der virksomheten er bundet av tariffavtale, vil det ofte være hvor lenge man har jobbet der som veier tyngst.

Vi bemerker at bruk av subjektive kriterier som “egnethet” og “kompetanse” er lettere å bestride i konfliktsituasjoner.

Krav om annet passende arbeid

Når arbeidsgiver har sett hvilke stillinger som skal bort, er han pålagt å se om det er mulig å tilby den som sies opp en annen jobb i virksomheten eller konsernet. I motsatt fall kan oppsigelsen kjennes usaklig.

I litt større bedrifter vil det ofte være ledige stillinger. Dersom den som blir oppsagt må antas å være kvalifisert, vil vedkommende ha en fortrinnsrett til en slik. Det gjelder også om det er en høyere stilling i organisasjonen enn den som forsvinner. Det holder at han eller hun må regnes som kvalifisert. Omvendt vil kravet også anses som oppfylt dersom den oppsagte tilbys en lavere stilling enn vedkommende har i dag.

Videre må hele virksomheten sees under ett, ikke bare den grenen eller avdelingen som sterkest rammes av nedbemanningen. Unntaksvis, dersom særlige forhold tilsier det, kan arbeidsgivers plikt til å tilby annet arbeid begrenses til den aktuelle filialen eller avdelingen.

Dersom virksomheten er del av et konsern, jf. arbeidsmiljøloven § 8-4, utvides plikten til å finne annet passende arbeid til konsernet.

Arbeidsgiver har imidlertid ingen plikt til å opprette nye stillinger for de som rammes av nedbemanning.

Muligheten for å finne annet passende arbeid til arbeidstakerne bør også diskuteres med arbeidstaker eller tillitsvalgte i drøftelsesmøte.

Drøftelsesmøte før oppsigelse

Før oppsigelsene sendes ut, er det krav om at arbeidsgiver har et drøftelsesmøte med hver enkelt som skal sies opp. Den ansatte kan ha med seg tillitsvalgte på dette møtet. Det bør det også informeres om i innkallingen til møtet.

I møtet skal arbeidsgiver redegjøre for prosessen som har foregått i forbindelse med nedbemanningen, og de kriteriene de har lagt til grunn for hvilke medarbeidere som må fratre sin stilling.

Det er også naturlig å ta opp om det er andre muligheter i organisasjonen, og hvordan arbeidstaker i så fall vil stille seg til et tilbud om en annen stilling i virksomheten.

Deretter må arbeidstaker selv gi til kjenne sitt syn på oppsigelsen. Dette er samtidig en anledning for denne til å ta opp forhold som gjør at en oppsigelse kan ramme unormalt hardt.

Merk at det ved nedbemanning som alle andre årsaker for en oppsigelse ikke bør fattes noen beslutning før etter at drøftelsesmøtet er avholdt. Dette for at arbeidstakers innspill skal kunne bli tillagt en reell vekt i vurderingen.

Når arbeidstaker bestrider oppsigelsen

Arbeidstaker har rett til å bestride oppsigelsen, og kan velge å benytte seg av dette.

Arbeidstaker kan påberope seg at nedbemanningen ikke er nødvendig, bestride utvelgelseskriteriene eller at arbeidsgiver ikke har gjort noen reell vurdering av utvelgelseskriteriene.

Det begynner med at arbeidstakeren krever et forhandlingsmøte for å legge fram sitt syn. Formålet med møtet er å avklare faktum, og ev. komme til en minnelig ordning fremfor at saken går videre til domstolsbehandling.

I forhandlingene kan man gå inn på andre stillingstilbud, eller arbeidsgiver kan tilby en sluttpakke mot at arbeidstakeren aksepterer oppsigelsen. En sluttpakke består gjerne av et visst antall månedslønner uten at arbeidstakeren behøver å jobbe disse månedene.

Hvis man ikke kommer til enighet under møtet, har arbeidstaker mulighet til å fremme søksmål for å prøve oppsigelsen i rettsapparatet innenfor en frist som normalt er åtte uker. Fristen er seks måneder hvis arbeidstaker kun ønsker erstatning og ikke fremmer krav om å gjeninntre i stillingen.

Når søksmål er reist, har den ansatte rett til å fortsette i stillingen inntil rettskraftig dom foreligger. Her må arbeidsgiver innstille seg på at dette kan ta opptil ett år.

Dette kan selvfølgelig være et stort problem for arbeidsgivere som har et ønske om nedbemanning, og mange velger derfor å å løse det ved å tilby sluttpakke.

Dersom arbeidstaker får medhold i at oppsigelsen er ugyldig, har han i prinsippet rett til å beholde stillingen. Det er imidlertid sjelden dette skjer. Mer vanlig er det at arbeidsgiver må ut med et større erstatningsbeløp.

Nærmere om sluttpakker

Arbeidsgiver har ikke plikt til å tilby sluttpakker i forbindelse med oppsigelser. For virksomheter som har økonomi til dette, kan det imidlertid være et virkemiddel for at nedbemanningsprosessen kan gjennomføres smidigere, og unngå rettslige tvister i etterkant.

Det er ingen standard metode for utmåling av slike sluttpakker, men man må ta i betraktning arbeidsgivers økonomi, stillingens art og arbeidstakerens ansiennitet. Mulige mangler ved oppsigelsesgrunnlaget vil kunne tilsi en større sluttpakke.

Tillitsvalgtes rolle ved nedbemanning

Virksomhetens tillitsvalgte har en vesentlig rolle i forbindelse med nedbemanning. Deres deltakelse i prosessen er lovpålagt for virksomheter med flere enn 50 ansatte.

Det vil også styrke arbeidsgivers posisjon i en rettstvist dersom de kan vise til et løpende samarbeid med de tillitsvalgte, og at disse har vært med på å drøfte grunnlaget for nedbemanningen.

Formkrav til oppsigelsen ved nedbemanninng

Etter at drøftelsesmøter er gjennomført med ansatte og tillitsvalgte, må bedriften sende ut oppsigelser.

Formkravene for oppsigelser er angitt i arbeidsmiljølovens §15-4, og det er svært viktig at disse overholdes av arbeidsgiver. I motsatt fall kan arbeidstaker gå til sak og kreve oppsigelsen kjent ugyldig.

Det vil med andre ord kunne utgjøre kostbare feil om en ikke overholder formkravene. For bedrifter som ikke har rutiner på dette, kan formelt korrekte oppsigelsesbrev lastes ned fra Altinn.

De viktigste kravene til oppsigelsen er at den:

• er skriftlig
• leveres personlig eller rekommandert
• opplyser om retten til å kreve forhandlinger eller reise søksmål
• angir hvilke frister som gjelder for dette
• sier hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en tvist

Masseoppsigelser

Dersom nedbemanningen medfører oppsigelse av ti eller flere ansatte innenfor 30 dager er det ekstra strenge krav til saksbehandlingen. Det er blant annet obligatorisk å involvere tillitsvalgte, og virksomheten er pålagt å informere Nav om det som venter.

Oppsigelsestid

En oppsigelse innebærer ikke at den ansatte må på dagen. Det må gis en viss oppsigelsestid for at  arbeidstakerne skal ha mulighet til å finne seg annet arbeid.

Oppsigelsestiden er gjerne en del av arbeidskontrakten. Der dette ikke er tilfeller, gjelder arbeidsmiljølovens § 15-3 som følger:

• 1 måneds oppsigelsestid er utgangspunktet
• 2 måneders oppsigelsestid hvis den ansatt har jobbet i virksomheten i minst fem år
• 3 måneders oppsigelsestid hvis den ansatte har jobbet i virksomheten i minst ti år
• 4 måneders oppsigelsestid hvis den ansatte har jobbet i virksomheten i minst ti år og er eldre enn 50 år
• 5 måneders oppsigelsestid hvis den ansatte har jobbet i virksomheten i minst ti år og er eldre enn 55 år
• 6 måneders oppsigelsestid hvis den ansatte har jobbet i virksomheten i minst ti år og er eldre enn 60 år

Bruk av advokat i forbindelse med nedbemanning

En nedbemanning med tilhørende oppsigelser stiller store krav til arbeidsgiver. Vi har en rekke høyesterettsdommer hvor man har prøvet vurderingskriteriene som er benyttet av arbeidsgiver og om saklighetskravet for oppsigelsen er oppfylt.

For at prosessen skal gå mest mulig smertefritt for både arbeidsgiver og arbeidstaker er det vanlig at arbeidsgivere innhenter juridisk ekspertise i form av advokat når de ønsker å nedbemanne.

Erfarne arbeidsrettsadvokater vil kunne gi en uttalelse om selskapet det gjelder har tilstrekkelig grunnlag for nedbemanning, og bistå i prosessen slik at man unngår saker om usaklige oppsigelser.

Advokaten kan også bistå arbeidsgiver i drøftelsesmøte, forhandlinger og andre dialoger med ansatte og tillitsvalgte, samt utforme sluttpakker.

Det er også en fordel å ha en advokat som allerede er kjent med nedbemanningsprosessen dersom oppsigelsessakene bringes inn for rettssystemet.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål knyttet til nedbemanning er kan du kontakte oss kostnadsfritt. Vi tar ikke betalt med mindre det inngås oppdrag, og om dette er hensiktsmessig eller ikke avklarer vi med klienten før vi starter ev. sak.

Vanlige spørsmål

Kilder: 

• Hirst, Marion Holthe og Lønneid, Svend Ivar: Arbeidsrett i et nøtteskall (Gyldendal Norsk Forlag AS, 3. utg. 2022)
• Arbeidsrett.no
• Altinn.no