Arbeidsmiljøloven regulerer forholdet – rettighetene og pliktene – mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Herunder hvordan du som arbeidsgiver skal skrive oppsigelse. Lovverket er preseptorisk og med andre ord ufravikelig. Du som arbeidsgiver må derfor forsikre deg om å overholde de juridiske rammene når du skal gå til oppsigelse av ansatte.
Vi har i den forbindelse laget en kortfattet guide til hvordan du som arbeidsgiver overordnet må gå frem for å få på plass en juridisk gyldig oppsigelse.
-
Kontroll av oppsigelsesgrunnlag og drøftelsesmøte før du skriver oppsigelse
Før du som arbeidstaker går til den faktiske oppsigelsen er det viktig å påse at de prosessuelle og materielle bestemmelsene for oppsigelse er oppfylte. Det siktes her til de prosessuelle kravene til drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1 og det ulovfestede kravet til varslingsfrist av drøftelsesmøtet. De materielle kravene følger av arbeidsmiljøloven § 15-7 og krever saklig grunn for oppsigelsen.
Samtidig må det særlige oppsigelsesvernet ved sykdom jf. arbeidsmiljøloven §15-8, ved graviditet mv. jf. arbeidsmiljøloven § 15-9 og militærtjeneste mv. jf. § arbeidsmiljøloven § 15-10 hensyntas.
Du finner en nærmere redegjørelse for de overnevnte reglene her: Nedbemanning: Rettigheter du bør kjenne til. Ettersom en oppsigelse kan bli kjent ugyldig dersom reglene ikke er overholdt, kan det ofte være formålstjenlig å få juridisk bistand fra advokat for en vurdering før en skriver oppsigelsen.
-
Krav til innhold og utforming av oppsigelse
Når en skal skrive oppsigelse må det tas utgangspunkt i formkravene til oppsigelse som følger av arbeidsmiljøloven § 15-4. Her fremgår det av første ledd at oppsigelsen må skje skriftlig. Skriftlighetskravet bygger på hensynet til notariatet, altså at oppsigelsen skal være etterviselig og kontrollerbar. Det klare utgangspunkt er at oppsigelse skal gis i papirform, men domstolene har i noen tilfeller akseptert oppsigelse gitt per e-post under gitte omstendigheter.
I Frostating lagmannsretts dom fra 2018 kom retten til at oppsigelsesbrevet gitt i e-post oppfylte lovens krav til oppsigelsesbrev. Saken var spesiell ettersom arbeidstaker befant seg på reise ulike steder i utlandet som vanskeliggjorde en overlevering av oppsigelse på papir slik som lovens ordlyd fastsetter. Retten la derfor vekt på at arbeidsgiver hadde en legitim interesse i å gi oppsigelsen per e-post og at arbeidstaker samtidig hadde blitt personlig orientert per telefon i forkant. Det ble også lagt vekt på at arbeidsgiver og arbeidstaker normalt anvendte e-post som kommunikasjonsmiddel. Det motsatte ble derimot utfallet i Gulating lagmannsretts dom fra 2021 hvor spørsmålet var det samme, men omstendighetene ulike.
Den klare hovedregel er derfor at oppsigelse skal gis skriftlig. I utgangspunktet per papir, og kun under særlige omstendigheter kan eksempelvis e-post godtas. Hvert enkelt forhold må i så tilfelle vurderes konkret i en helhetlig vurdering. Dersom du som arbeidsgiver står i en slik situasjon, hvor det kan være hensiktsmessig å sende oppsigelsen på alternativ måte, er det derfor tilrådelig med konsultasjon med advokat i forkant.
Videre følger det av bestemmelsens andre ledd at den skriftlige oppsigelsen fra arbeidsgiver skal overleveres personlig til arbeidstakeren eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers adresse.
Som det følger av forarbeidene fører ikke brudd på kravet til leveringsmåte automatisk ugyldighet. Det er i den forbindelse imidlertid viktig å påpeke at du som arbeidsgiver i så tilfelle bærer risikoen og ansvaret for at oppsigelsen kommer frem.
Oppsigelsesbrevet skal etter lovens minstekrav inneholde:
- Arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål
- Arbeidstakers rett til å fortsette i stillingen så lenge forhandlingene eller søksmålet pågår
- De fristene arbeidstaker må overholde for å kreve forhandlinger, reise søksmål og for å fortsette i stillingen
- Hvilket selskap som har gått til oppsigelse og hvem som er rett saksøkt i en eventuell rettstvist
- Arbeidstakers fortrinnsrett til å bli ansatt igjen på et senere tidspunkt
I tillegg kan arbeidstaker kreve at oppsigelsen skal inneholde de omstendighetene som selskapet har påberopt seg for å gå til oppsigelse. Det er samtidig antatt som god ordensregel at oppsigelsesbrevet bør inneholde informasjon om tidspunkt for fratredelse og følgelig oppsigelsesfristens lengde.
Rettsvirkningen ved form- eller innholdsfeil, herunder uriktige opplysninger, er ugyldighet jf. arbeidsmiljøloven § 15-5 første ledd. Premisset settes i at arbeidstaker må ha gått til søksmål innen 4 måneder. Videre kan arbeidstaker kreve erstatning etter andre ledd.
-
Nærmere om oppsigelsesfrister
Hovedregelen i norsk arbeidsrett er at oppsigelsestiden følger av arbeidsavtale eller tariffavtale. Oppsigelsesfristen innebærer både en rett og plikt for arbeidstaker til å arbeide i oppsigelsestiden. Vanligvis er fristen gjensidig for arbeidsgiver og arbeidstaker.
Ettersom arbeidsmiljøloven er preseptorisk kan en derimot ikke avtale kortere oppsigelsestid enn det som følger loven. Det kan kun gjøres unntak dersom det er til gunst for arbeidstaker, et slikt unntak må det være enighet om mellom partene og kan kun avtales etter at selve oppsigelsen har funnet sted.
De lovregulerte oppsigelsesfristene reguleres av arbeidsmiljøloven § 15-3. Første ledd fastsetter en nedre skranke på én måneds gjensidig oppsigelsesfrist med mindre selskapet er forpliktet til en tariffavtale som fastsetter noe annet. Kortere oppsigelsesfrist kan altså ikke avtales individuelt med mindre det er avtalt en prøvetid.
Dersom arbeidstakeren har vært ansatt i minst fem sammenhengende år gjelder derimot en gjensidig oppsigelsesfrist på minst to måneder jf. andre ledd.
Har arbeidstakeren vært ansatt sammenhengende i minst 10 år økes minstekravet til tre måneder oppsigelsesfrist. Dersom arbeidstaker i sistnevnte tilfelle har fylt 50 år skal det gis minst fire måneder oppsigelsesfrist. Hvis han har fylt 55 år er det minst fem måneder, og minst seks måneder dersom han har fylt 60 år jf. tredje ledd.
Oppsigelsesfristen løper fra og med første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted jf. fjerde ledd.
Les også: Erstatning ved oppsigelse eller avskjed
-
Særlig om oppsigelse i prøvetid
Det gjelder egne regler for oppsigelse i prøvetid. Prøvetidens maksimale varighet og krav til oppsigelse i prøvetidsperioden er lovfestet i arbeidsmiljøloven § 15-6.
For det første kan det avtales en prøvetid på maksimalt seks måneder. Den kan kun forlenges dersom arbeidstaker kan klandres for å ha fraværende i perioden, forlengelsen må samsvare med tiden arbeidstaker har vært borte fra arbeidet. Videre må forlengelsen skje skriftlig og før prøvetiden er utløpt.
For det andre kan arbeidstaker kun bli gitt oppsigelse i prøvetiden dersom den er begrunnet i hans tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet. Dersom dette vilkåret er oppfylt så gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager, jf. arbeidsmiljøloven § 15-3 syvende ledd.
Vanlige spørsmål
Kan du som arbeidsgiver kreve at arbeidstaker avvikler ferie i oppsigelsestiden?
Hvis arbeidsgiver har gitt oppsigelse kreves samtykke fra arbeidstaker for å legge ferie til oppsigelsestiden, såfremt oppsigelsestiden er 3 måneder eller lenger, ferieloven § 8 nr. 1. Om arbeidstaker har gitt oppsigelse kan ferie legges til oppsigelsestiden innenfor rammene av ferieloven §§ 6-7.
Hvilke regler gjelder dersom en eksisterende arbeidsavtale skal erstattes med en ny?
Ved endringsoppsigelser gjelder de alminnelige oppsigelsesreglene som nevnt over. I et slikt tilfelle blir den eksisterende avtalen sagt opp samtidig som det blir gitt tilbud om ny arbeidsavtale.
Kan arbeidstaker kreve attest ved oppsigelse?
Så fremst arbeidstaker jobber ut sin oppsigelsestid har han krav på skriftlig attest. Attesten skal som absolutt minstekrav inneholde hans navn, fødselsdato, arbeidsoppgaver og arbeidsforholdets varighet jf. arbeidsmiljøloven § 15-5.
Kan man si opp jobben på mail?
Som arbeidstaker gjelder ingen formkrav for oppsigelse til arbeidsgiver. Likevel er det avsender av e-post som har risikoen for at meldingen kommer frem. Av den årsak vil det normalt være å foretrekke å levere den personlig til leder etc., i tillegg til ev. å sende kopi pr. e-post etterpå.
